Comment choisir son outil HCM ? Les questions clés pour réussir.

Aujourd’hui, la digitalisation de la fonction RH dépasse la simple automatisation des opérations administratives dont le seul but est de gagner du temps et éviter le risque d’erreur. Encore récemment les Directions des Ressources Humaines privilégiaient les domaines de la paye et de la gestion des temps dans leurs systèmes d’information. Ces sujets pour le moins primordiaux sont aujourd’hui maitrisés.

En effet, la mise en place d’un outil HCM est beaucoup plus ambitieuse. La gestion du capital humain devient plus que jamais une des composantes clé de la stratégie d’entreprise. L’accent est donc mis sur les domaines de la gestion des talents, de l’évaluation de la performance, du recrutement, de la rémunération globale, de la qualité de vie au travail… Cette vision stratégique des Ressources Humaines va de pair avec la nouvelle perception de l’outil dédié.

Le choix de l’outil devient donc un sujet primordial afin de répondre au besoin de chaque organisation. Il doit se baser sur 3 types de critères.

Critères fonctionnels

Désormais, l’outil HCM doit répondre à des objectifs multiples de plus en plus diversifiés :

La première étape porte donc sur le choix des modules à mettre en place en lien avec les priorités de l’entreprise. Déjà à ce stade, il est primordial de se réserver la possibilité d’intégrer des modules supplémentaires, en fonction de l’évolution des besoins et du contexte de l’entreprise.

L’outil HCM doit donc être exhaustif et pouvoir couvrir la totalité de domaines fonctionnels. Les avantages de cette vision sont :

• L’implémentation de nouveaux modules présente un gain de temps et de ressources,
• Les principes de fonctionnement étant similaires d’un module à l’autre, les nouveaux processus sont plus faciles à maîtriser pour la fonction RH et les collaborateurs,
• Les nouveaux éléments sont parfaitement compatibles avec le système déjà en place.

 

Critères liés à l’expérience utilisateur

La transformation digitale doit prendre en compte l’expérience utilisateur, c’est-à-dire la capacité de l’outil à rendre son utilisation la plus aisée possible et s’adapter à l’organisation en place ainsi qu’aux modes de travail.

Les questions clé pour réussir :

• Les nouveaux processus proposés par l’outil sont-ils cohérents avec les besoins de vos collaborateurs, sont-ils suffisamment paramétrables ? Apportent-ils une valeur ajoutée par rapport aux processus actuels ?
• Les interfaces sont-elles intuitives et faciles à utiliser ?
• Un des principaux enjeux de la digitalisation de la fonction RH est d’accorder plus d’autonomie aux collaborateurs dans la gestion des tâches quotidiennes et donner aux managers de nouveaux outils efficaces pour gérer leurs équipes. Le nouvel outil donne-il la possibilité d’accéder facilement à des tâches RH courantes? Possède-t-il un système de validation et des rôles paramétrables ? Existe-t-il des processus guidés intégrés facilitant la prise en main rapide ?
• Les tâches courantes sont-elles accessibles en libre-service, à tout moment et à travers n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette) afin de permettre plus de mobilité et de souplesse à vos équipes ?
• Existe-il un Help Desk utilisateurs intégré ?

Critères techniques

Une fois les critères fonctionnels choisis, il faut adopter une solution technique répondant à un besoin opérationnel. Attention, il faut toujours garder en tête d’éventuelles évolutions afin de répondre au contexte de l’entreprise.

• Quelle est la durée de déploiement du projet?
• Quel doit être l’investissement initial ?
• Quels sont les coûts d’exploitation à prévoir à long terme?
• La mise en place et le maintien du nouveau système, vous rend-il plus ou au contraire moins dépendant de votre département IT?
• La conservation des données doit-elle être prévue en interne ou externalisée ? Le cas échéant, le fournisseur sera-t-il capable de sécuriser les données hautement sensibles des collaborateurs ? Vérifier le pays dans lesquelles sont conservées vos données.
• Existe-il la possibilité d’assurer la sécurité du système grâce à la configuration des rôles, la ségrégation des tâches (SoD) et suivre la réglementation générale sur la protection des données (RGPD) ?
• L’éditeur investit-il dans l’innovation (IA, chatbots, digital assistant…) ? Les mises à jour du système sont-elles fréquentes ? Pouvez-vous choisir votre propre rythme de monté de version et votre propre calendrier ?
• Serez-vous capable d’intégrer rapidement et facilement les processus RH aux processus ERP, CRM et autres processus métiers ?

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