La digitalisation des Ressources Humaines, par quel domaine fonctionnel commencer ?

Votre approche fonctionnelle à la digitalisation des Ressources Humaines dépendra de vos besoins et vos priorités, des « lacunes » que vous auriez identifiées dans vos processus, mais aussi de l’état de centralisation de vos données et de votre capacité d’investir les ressources en termes de temps et d’accompagnement humain.

Malgré les risques liés à la prise en main de l’outil par les collaborateurs à court terme, le projet de la mise en place d’un SIRH peut avoir un potentiel d’engagement pour vos équipes, à condition qu’elles s’y sentent impliquées et qu’elles y perçoivent des avantages notoires.

 

Commencer par les RH de base (Core RH) vous amène dans un premier temps à vous concentrer sur l’administration du personnel et vous permet de centraliser vos données RH dans une base unique et fiable. Ce changement vous apportera donc des avantages tangibles sur plusieurs niveaux :

1. La fluidité de vos processus RH :
   • Gérer le cycle de vie de tous les collaborateurs, de l’embauche à la retraite, pour tout type de contrat.
   • Suivre les informations personnelles et professionnelles, créer des structures organisationnelles, gérer les documents des collaborateurs à l’aide d’une solution unique.
   • Fluidifier le travail grâce aux processus d’approbations et de délégations robustes et configurables.
   • Utiliser les meilleurs pratiques des éditeurs leadeurs du domaine HCM.
   • Créer une base solide pour l’implémentation d’autres modules dans l’avenir.

2. La gestion de vos données :
   • Assurer la sécurité grâce à la configuration des rôles, la ségrégation des tâches (SoD) et la réglementation générale sur la protection des données (RGPD).
   • Exploiter les outils d’analyses intégrés pour une meilleure prise de décisions.

3. Le travail de vos collaborateurs et des managers au quotidien :
   • Offrir aux salariés un espace personnel unique pour gérer facilement toutes les tâches liées à leur vie au sein de l’entreprise (absences, temps de travail, compétences, etc.)
   • Faciliter l’accès aux processus RH depuis n’importe quel terminal (ordinateur, smartphone, tablette…) pour les gestionnaires RH, les managers et les collaborateurs.
   • Encourager la coopération au sein de l’entreprise : visualiser les organigrammes, les coordonnées, les domaines d’expertise et les profils de médias sociaux.

 

Commencer par la Gestion des Objectifs et de la Performance de vos collaborateurs vous permet de mettre l’accent sur les besoins stratégiques de l’entreprise. La digitalisation de ce domaine vous demandera les données RH de base solides en amont de l’implémentation. Ce projet nécessite généralement de la réingénierie de processus préalable et un accompagnement au changement assez important.

Les fonctionnalités mises en place vous permettront notamment de :

• Définir et suivre les objectifs à différents niveaux d’une organisation, aligner les objectifs individuels et collectifs, suivre les progrès sur une base continue.
• Suivre la performance des collaborateurs, du feedback au fil de l’eau à des points semestriels ou annuels plus structurés.

Tout en servant de passerelle entre la stratégie de l’entreprise et le travail concret des collaborateurs, ce module a la capacité de favoriser l’engagement de vos équipes et de valoriser le travail de tous les jours en donnant plus de sens à l’activité de chacun.

Le fait de fluidifier le processus d’évaluation et la possibilité d’associer facilement les différentes parties prenantes (managers, chefs de projets, collègues) favorise l’instauration de la culture du feedback qui est un élément important de l’amélioration de la qualité de vie au travail.

 

Commencer par la Gestion des Compétences et de la Formation vous fait bénéficier de l’implication de la majorité des collaborateurs. Bien que la mise en place de ce module vous demande également de vous munir des données RH de base solides, il nécessitera moins d’accompagnement au changement que certains autres modules fonctionnels.

Les processus mis en place dans le cadre de ce module représentent des avantages indéniables pour la stratégie d’entreprise à moyen et à long terme :

• Connaître les compétences et les souhaits en termes d’évolution de carrière de vos collaborateurs, identifier les lacunes et planifier les carrières en croisant ces éléments avec les objectifs stratégiques de l’organisation.
• Gérer la succession : s’assurer que vos meilleurs talents sont prêts à accéder aux postes de responsabilité et jouer les rôles stratégiques dans l’organisation.
• Maîtriser les risques de perte de talents en évaluant le potentiel, le risque et l’impact de départ des collaborateurs.
• Rattacher les programmes de formation aux objectifs en termes de développement de carrière.
• Relier la gestion de la part variable de la rémunération de vos collaborateurs à l’évaluation de leur performance.

De plus, les possibilités offertes par les outils de formation intégrés facilitent le travail des chargés de formation, favorisent l’implication des collaborateurs et transforment l’apprentissage en processus cohérent impliquant des différentes parties prenantes.

 

La décision de commencer par la Gestion de la Rémunération répond parfaitement aux besoins de l’entreprise en termes de mise en place d’un système de rémunération différenciée.

Les gains offerts par ce module sont les suivants :

• Intégrer les évaluations de performance, la réalisation des objectifs et d’autres paramètres dans les calculs de rémunération.
• Faire bénéficier facilement aux ayants droit de vos employés des avantages offerts par l’entreprise.
• Attribuer un budget des primes manuellement ou suivant des modèles prédéfinis.
• Définir les cycles de rémunération d’une manière souple,
• Donner à vos dirigeants, gestionnaires et employés une meilleure compréhension de toutes les composantes de rémunération, y compris le salaire de base, la part variable, les primes et les avantages sociaux.

Nous avons abordé ainsi quelques points concernant la digitalisation des principaux domaines fonctionnels des Ressources Humaines. Notons néanmoins que cet aperçu est loin d’être exhaustif. La digitalisation peut concerner également les processus de recrutement, la gestion du temps et des absences, offrir les outils d’amélioration de la qualité de vie au travail, de gestion de projet, permettre de modéliser les changements organisationnels, prédire les risques en termes de capital humain, etc.

Opter pour une implémentation complète d’un SIRH demande certes un accompagnement au changement et une implication de ressources importantes, mais garantit la cohérence technique et fonctionnelle de tous les modules et permet de réduire la durée et le coût globaux du projet.