La mise en place d’un SIRH, comment ça se passe ?

Un SIRH est un système d’information qui permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels des ressources humaines. Les différents domaines fonctionnels y sont matérialisés sous forme de modules indépendants mais parfaitement compatibles. Ils utilisent une base de données commune qui garantit l’unicité des informations.

Le schéma ci-dessous représente un exemple de modèle de gestion de données via des systèmes d’information disparates comparé à celui d’un SIRH unique.

Le plus souvent, la mise en place d’un SIRH est un projet impliquant à la fois les utilisateurs (l’entreprise) et un prestataire externe qui l’accompagne tout au long de la prise en main de l’outil jusqu’à son adoption. Comme suit, sont déroulement :

La préparation est la première phase du projet. Celle-ci intervient en amont de la signature de contrat :

• Définition du périmètre du projet : quels domaines fonctionnels sont concernés, quelles entités de l’entreprise sont impliquées, quels processus sont à informatiser.
• Organisation des ressources du projet : les moyens humains et matériels à mettre en œuvre, la définition de l’organisation de l’équipe projet côté entreprise et côté prestataire, la répartition des responsabilités entre les différents acteurs du projet.
• Planification du projet : si votre projet concerne plusieurs modules fonctionnels, vous pouvez opter pour leur mise en place consécutive ou en partie simultanée.
• Prévention d’éventuels risques liés au projet : la description des risques, de leurs niveaux de probabilité et de leurs impacts potentiels, les actions préventives à mettre en place le cas échéant. Par exemple, lors d’un projet SIRH les risques sont susceptibles d’être liés aux changements de processus et à leur appropriation difficile par les collaborateurs, aux délais, à la gestion de la reprise de données…
• Formalisation des besoins spécifiques à votre entreprise qui doivent être pris en compte lors du projet.

Lors de la phase de l’analyse et de la conception  :

• Votre prestataire réalise des configurations de base du système et organise des ateliers de présentation.
• Suite aux différentes présentations, il recueille les besoins spécifiques, analyse les écarts entre les processus métier existants et la solution standardisée. Une bibliothèque de processus standardisés est normalement utilisée comme base. Pendant les réunions avec les représentants des utilisateurs, les principales exigences métier sont cartographiées pour ensuite être prises en compte lors de la création des nouveaux processus de l’entreprise.

La réalisation  :

• Le paramétrage de la solution : la structure organisationnelle, les processus de validations, les rôles et les accès, la structure des écrans, les processus métiers, etc.
• L’implémentation du spécifique : ce qui a été jugé indispensable pour l’entreprise mais qui ne fait pas partie des processus standards paramétrables directement dans le système,
• L’intégration du SIRH dans l’architecture technique et fonctionnelle de l’entreprise,
• La configuration des rapports d’analyses,
• La démonstration du système fonctionnel.

La phase de tests :

• Formation des utilisateurs clé qui pourront ensuite réaliser des tests dans les conditions réelles et sur des cas pratiques concrets.
• Organisation des tests : préparation des supports de tests, de scénarios de tests détaillés.
• Les tests de l’outil réalisés par les utilisateurs clés avec le support du prestataire.
• La correction des imperfections et l’ajustement de l’outil en fonction des résultats des tests.

Le déploiement,  ou la mise en exploitation du système :

• La formation des utilisateurs finaux piloté par les utilisateurs clés déjà formés, sur la base de supports de formations fournis par le prestataire,
• L’élaboration d’une stratégie pour la mise en exploitation (Plan de bascule),
• L’exécution de la reprise des données dans l’environnement de production,
• La mise en production du nouveau système et le début de l’utilisation par tous les collaborateurs concernés.

La phase support comprend généralement deux étapes :

• Une assistance post-démarrage qui dure le temps de stabilisation du système (1 ou 2 mois) et qui fait partie de l’offre globale de votre prestataire.
• Une assistance optionnelle d’une durée d’un an qui vous sera proposée par votre prestataire en supplément de votre contrat principal.

Durant toutes les phases, le processus d’accompagnement au changement doit être mis en place pour assurer le bon déroulement du projet et prévenir des potentiels risques. Idéalement cet accompagnement est réalisé par les chargés de projet au sein de l’entreprise avec le support du prestataire et se base sur les principes suivants :

• Implication des collaborateurs dès les premières étapes du projet qui leur permettra de s’approprier l’outil plus facilement,
• Analyse détaillée d’impact et de la transformation des processus et des rôles,
• La communication pertinente auprès des équipes concernées par le projet.

Kertios Consulting vous accompagne dans toutes les phases de votre projet SIRH, du choix de l’outil et de la définition du périmètre du projet à l’ingénierie de processus, l’implémentation, la formation et l’accompagnement du changement.
Pour mieux préparer votre projet et assurer sa réussite, nous réalisons également pour vous les études de faisabilités, les preuves de concept (PoC), les prototypes et les pilotes.